Ведущий специалист - Амлаева Элла Самсоновна
Заведующий архивом - Секушина Зинаида Модестовна
Делопроизводитель - Перова Виктория Владимировна
Документовед - Беляева Евгения Александровна
Документовед - Бережная Наталья Анатолиевна
Документовед - Саркисова Кристина Суриковна
Документовед - Яковенко Мария Михайловна
Архивариус - Короткова Зоя Михайловна
Архивариус - Крыгина Анастасия Анатольевна
Разрабатывает положения, инструкции, рекомендации по вопросам делопроизводства университета.
Осуществляет регистрацию, выпуск и ведомственное хранение распорядительных документов университета.
Обеспечивает выдачу структурным подразделениям университета фирменных бланков и иных документов, необходимых для осуществления их деятельности.
Знакомит сотрудников и студентов университета с распорядительными документами под роспись.
Осуществляет контроль над исполнением документов в установленные сроки.
Контролирует своевременное и качественное оформление служебных документов.
Готовит проекты документов, относящихся к отделу, осуществляет ведение и оформление протоколов совещаний отдела.
Осуществляет руководство работой архива университета.
Разрабатывает положение и должностные инструкции сотрудников отдела.
Разрабатывает предложения и практические рекомендации по рациональной организации документооборота.
Разрабатывает сводную номенклатуру дел университета и утверждает ее в установленном порядке.
Организует совещания по вопросам делопроизводства.
Функции архива:
Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности университета, в соответствии с утвержденным графиком.
Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве университета.
Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности университета.
Осуществляет подготовку и представляет на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (далее - ЭК) университета описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
Осуществляет подготовку и представляетна утверждение ректору университета описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.
Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве.
Организует информирование руководства и работников университета о составе и содержании документов архива.
Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
Организует выдачу документов и дел для работы в архиве или во временное пользование.
Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
Ведет учет использования документов архива.
Создает фонд пользования архива и организует его использование.
Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива.
Участвует в разработке документов университета по вопросам архивного дела и делопроизводства.
Разрабатывает номенклатуру дел университета, в том числе цифровую номенклатуру. Представляет номенклатуру дел на утверждение ректору университета в начале учебного года. Корректирует номенклатуру дел в случае изменения структуры университета.
Оказывает методическую помощь структурным подразделениям университета в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел,в подготовке документов к передаче в архив.
